(+357) 23 819452, (+357)23 819453, (+357)99 684456, kefalas.soteris@cytanet.com.cy  Language:eng  Language:gr 

ΕΝΟΤΗΤΑ 13 - ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ
Σ Τ Ο Χ Ο Ι

Με τη συμπλήρωση αυτής της ενότητας ο μαθητής θα πρέπει να μπορεί:

Να αναφέρει τη σημασία ενός συνεδρίου για μια ξενοδοχειακή μονάδα
Να περιγράφει μια αίθουσα κατάλληλη για συνέδρια
Να αναφέρει τη διαδικασία παράθεσης φαγητών και ποτών κατά τη διάρκεια ενός συνεδρίου
Να εφαρμόζει τους κανόνες και τη διαδικασία παράθεσης  γευμάτων και ροφημάτων στα διαλείμματα ενός συνεδρίου


ΣΗΜΑΣΙΑ ΕΝΟΣ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ
► Είναι ο καλύτερος τρόπος διαφήμισης των υπηρεσιών του ξενοδοχείου

ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΥ ΧΩΡΟΥ

► Να προσφέρει άνεση στους συνέδρους, λόγω του μεγάλου χρόνου που συνήθως παραμένουν σ’ αυτήν
► Να είναι λειτουργική, τόσο ως προς τη διαρρύθμιση, όσο ως προς την επάρκεια του εξοπλισμού.
1. ΦΩΤΙΣΜΟΣ
    ► Τεχνικός: είναι ο καλύτερος
    ► Φυσικός
2. ΑΕΡΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΚΛΙΜΑΤΙΣΜΟΣ
    ► Σύστημα κλιματισμού: ζεστού και κρύου
    ► Σύστημα εξαερισμού: ανανεώνει το αέρα της αίθουσας
3. ΗΧΟΜΟΝΩΣΗ
    ► Εξωτερικοί χώροι: αυτοκίνητα και μηχανήματα
    ► Εσωτερικοί χώροι: προσωπικό και μηχανήματα
4. ΔΙΑΡΡΥΘΜΙΣΗ ΑΙΘΟΥΣΑΣ
    ► Πρέπει να είναι σε ικανοποιητικό μέγεθος
    ► Πρέπει να διαθέτει κατάλληλες εισόδους
    ► Τα χρώματα πρέπει να είναι απαλά
    ► Απαραίτητο χώρος για τοποθέτηση πινακίδων και αναγραφή ανακοινώσεων
5. ΗΛΕΚΤΡΙΚΑ ΣΗΜΕΙΑ
    ► Χρειάζονται αρκετά σημεία παροχής ηλεκτρικού ρεύματος: οπτικοακουστικές συσκευές
    ► Στο πάτωμα, εάν είναι δυνατό, να τοποθετηθούν ρευματολήπτες (πρίζες) των 13 αμπέρ

ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΥ ΧΩΡΟΥ
1. ΚΑΡΕΚΛΕΣ: πρέπει να είναι αναπαυτικές
2. ΒΑΘΡΟ για ομιλητή: πρέπει να υπάρχει αναλόγιο και ενσωματωμένο φως γραφείου
3. ΕΞΕΔΡΑ:     
    ► Να είναι μεγάλη για να χωρεί το προεδρείο και γραμματεία
    ► Το τραπέζι να είναι καλυμμένο με τραπεζομάντιλο
    ► Στο τραπέζι να τοποθετηθούν βάζα νερού με ποτήρια, σημειωματάρια και πέννες η μολύβια
4. ΜΙΚΡΟΦΩΝΙΚΗ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ
    ► Πρέπει να υπάρχει σύστημα ταυτόχρονης μετάφρασης
5. ΠΙΝΑΚΙΔΑ
    ► Με λευκό χαρτί και μαρκαδόρους
6. ΣΥΣΚΕΥΕΣ
    ► Μηχανή προβολής ταινιών, τηλεόραση με βίντεο, συσκευή προβολής διαφανειών και οθόνη προβολής
 
ΔΙΑΡΡΥΘΜΙΣΗ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΥ ΧΩΡΟΥ
► Θεατρική Διάταξη
► Σχολική Διάταξη
► Κυκλική Διάταξη
► Ομάδες Εργασίας

ΠΑΡΑΘΕΣΗ ΦΑΓΗΤΩΝ ΚΑΙ ΠΟΤΩΝ
ΠΑΡΑΘΕΣΗ ΓΕΥΜΑΤΟΣ
1. Επιτυχία: συγχρονισμός και ταχύτητα
2. Μενού: ελαφρύ, γιατί ένα βαρύ γεύμα με κρασί θα προκαλέσει υπνηλία
3. Σερβίρισμα:    
    ► Ψωμί, νερό, βούτυρο και κρασί τοποθετούνται λίγα λεπτά πριν την είσοδο των συνέδρων
    ► Το ίδιο ισχύει με το πρώτο πιάτο και πρέπει να είναι κρύο
    ► Ακολουθεί το κυρίως πιάτο με το σωστό τρόπο
    ► Επιδόρπιο και καφές σερβίρονται ταυτόχρονα.
Σημειώση:
Κατά την διάρκεια του γεύματος των συνέδρων οι τραπεζοκόμοι τακτοποιούν την αίθουσα χωρίς να αγγίζουν τις σημειώσεις η τους χαρτοφύλακες που αφήνουν οι σύνεδροι στα τραπέζια και καρέκλες

ΠΑΡΑΘΕΣΗ ΡΟΦΗΜΑΤΩΝ
► Σερβίρονται κατά την διάρκεια του συνεδρίου
► Σερβίρονται κατά την διάρκεια του διαλείμματος

ΣΕΡΒΙΡΙΣΜΑ ΡΟΦΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗΝ ΑΙΘΟΥΣΑ
► Τοποθετούνται τα φλυντζάνια του καφέ, ζάχαρη και γάλα ή κρέμα στα τραπέζια
► Τοποθετούνται γλυκά η αλμυρά σε πιατάκια με χαρτομάντιλο
► Σερβίρεται καφές ή τσάι
► Αποκόμιση γίνεται στο διάλειμμα ή μετά τη λήξη της ημερήσιας διάταξης

ΣΕΡΒΙΡΙΣΜΑ ΡΟΦΗΜΑΤΩΝ ΕΚΤΟΣ ΑΙΘΟΥΣΑΣ
► Τοποθετούνται πάνω σε τραπέζι-μπουφέ τα φλυντζάνια του καφέ μαζί με κουταλάκια και ζάχαρη
► Τοποθετούνται σε διάφορα μικρά τραπεζάκια μέσα σε πιατέλες αλμυρά και γλυκά
► Πίσω από το τραπέζι βρίσκονται τραπεζοκόμοι με τις καφετιέρες, τσαγιέρες και γαλατιέρες
► Οι τραπεζοκόμοι σερβίρουν τους πελάτες με το ρόφημα της αρεσκείας των
► Όταν τελειώσει το διάλειμμα και αποσυρθούν οι σύνεδροι, οι τραπεζοκόμοι αποκομίζουν τα λερωμένα σκεύη και προετοιμάζουν τον χώρο για το επόμενο διάλειμμα
 
ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ
1. Ποία η σημασία που έχει ένα συνέδριο για μια ξενοδοχειακή μονάδα.
2. Να αναφέρετε τα χαρακτηριστικά γνωρίσματα μιας αίθουσας συνεδρίων.
3. Ποία η σημασία του αερισμού και κλιματισμού για μια αίθουσα συνεδρίων.
4. Να ονομάσετε το βασικό εξοπλισμό μιας αίθουσας συνεδρίων.
5. Να αναφέρετε τους τρόπους, με τους οποίους μπορεί να γίνει η διαρρύθμιση μιας αίθουσας για συνέδρια.
6. Να εξηγήσετε τη διαδικασία παράθεσης ενός γεύματος που θα σερβιριστεί στο διάλειμμα ενός συνεδρίου.
7. Να εξηγήσετε τη διαδικασία παράθεσης ενός ροφημάτων στο διάλειμμα ενός συνεδρίου.